Offres anormalement basses : les règles et comment défendre votre prix

Remporter un appel d'offres sur le prix semble simple jusqu'à ce que le prix avec lequel vous l'emportez soit remis en question. La plupart des systèmes de commande publique comportent un mécanisme permettant aux autorités contractantes de signaler les offres qui paraissent anormalement basses par rapport au reste du champ, et d'exiger une explication avant d'attribuer le contrat. Les fournisseurs qui ne comprennent pas comment ce mécanisme fonctionne, et comment y répondre, perdent parfois des contrats qu'ils auraient dû gagner, simplement parce qu'ils ont traité la demande de clarification comme une formalité plutôt que comme un véritable test.

Comprendre le cadre juridique, et préparer une justification crédible avant même qu'elle ne soit demandée, fait partie d'une tarification responsable d'une offre, et non d'une réflexion après coup greffée après la soumission.

Ce qui compte comme anormalement bas

Il n'existe pas de seuil universel unique. Dans le cadre européen de passation de marchés, et dans la plupart des systèmes nationaux qui s'en inspirent, une offre anormalement basse est généralement identifiée par comparaison : un prix d'offre qui paraît disproportionnellement bas par rapport aux travaux, fournitures ou services proposés, souvent signalé lorsqu'il tombe sous un pourcentage donné en dessous de la moyenne de toutes les offres reçues, ou en dessous de la propre estimation de coût de l'autorité contractante. Certains systèmes nationaux appliquent automatiquement une formule statistique fixe. D'autres le laissent au jugement de l'évaluateur, éclairé par l'expérience de ce que coûtent généralement des contrats similaires.

Ce qui compte pour un fournisseur, c'est que le signalement n'est pas automatiquement disqualifiant. C'est un déclencheur d'examen, non un verdict.

L'obligation juridique d'enquêter, pas simplement de rejeter

En vertu du droit européen des marchés publics et de cadres équivalents ailleurs, une autorité contractante qui identifie une offre comme apparemment anormalement basse ne peut pas simplement la rejeter d'emblée. Elle est légalement tenue de demander une explication écrite au soumissionnaire et de lui donner une véritable possibilité de justifier le prix avant de prendre toute décision de l'exclure. Rejeter une offre anormalement basse sans avoir d'abord cherché cette explication est en soi une erreur de procédure qui peut être contestée.

Cette obligation existe parce qu'un prix bas n'est pas intrinsèquement suspect. Il peut refléter un processus de production véritablement plus efficace, un arrangement d'approvisionnement en matières premières favorable, une décision stratégique d'entrer sur un nouveau marché, ou simplement des frais généraux plus faibles que ceux des concurrents. La loi le reconnaît, et le processus est conçu pour distinguer l'efficacité légitime d'une offre qui ne peut en réalité pas être livrée au prix indiqué.

À quoi ressemble une justification crédible

Lorsqu'on demande d'expliquer un prix bas, une réassurance vague ne survit pas à l'examen. Les évaluateurs recherchent spécifiquement des raisons concrètes et vérifiables. Les justifications crédibles courantes comprennent une solution technique ou une méthode de production véritablement plus efficace, l'accès à des conditions particulièrement favorables d'approvisionnement, y compris des arrangements exclusifs avec un fournisseur de matières premières ou de composants, des coûts de main-d'œuvre plus faibles qui sont légitimes et conformes au droit du travail et social applicable, et l'originalité des travaux, fournitures ou services proposés.

Ce qui ne survit pas à l'examen : une justification qui ne se ramène guère qu'à une simple affirmation de pouvoir le faire pour moins cher, sans détail à l'appui, des ventilations de coûts qui ne concordent pas avec les salaires ou prix des matériaux indiqués, ou un plan qui suppose discrètement que des raccourcis de conformité seront pris, comme sous-doter les exigences de sécurité en personnel ou ignorer les conventions collectives de travail. Les acheteurs ont spécifiquement pour instruction de vérifier si un prix bas reflète une non-conformité aux obligations du droit de l'environnement, du droit social ou du travail, et une justification qui révèle cela, même par inadvertance, donne des motifs de rejet.

Se préparer avant qu'on ne vous le demande

Les fournisseurs qui gèrent le mieux cette situation n'attendent pas la demande de clarification pour commencer à construire leur réponse. Ils tarifent l'offre avec une ventilation de coûts documentée dès le départ : main-d'œuvre, matériaux, frais généraux, marge, et tout avantage spécifique d'efficacité ou d'approvisionnement, le tout consigné sous une forme qui peut être transmise largement inchangée en cas de question. Il s'agit simplement d'une préparation d'offre disciplinée, et cela porte ses fruits deux fois : une fois en tarifant l'offre avec précision dès le départ, et de nouveau si le prix est signalé.

Disposer de contacts nommés et de documentation prêts pour tout avantage d'approvisionnement revendiqué, un accord-cadre signé avec un fournisseur de matériaux par exemple, transforme une course défensive en une réponse de cinq minutes.

Quand les acheteurs doivent rejeter une offre bradée

Le processus fonctionne dans les deux sens. Si, après examen de l'explication du soumissionnaire, l'autorité contractante conclut que le prix ne peut être livré sans enfreindre des obligations légales, ou n'est simplement pas crédible au vu des éléments fournis, elle n'est pas seulement en droit de rejeter l'offre, elle y est généralement tenue. Cela protège l'intégrité du processus pour tous les autres soumissionnaires, et protège l'acheteur d'attribuer un contrat à un fournisseur qui soit échouera à livrer, soit tentera de récupérer le manque à gagner par des litiges et des ordres de modification une fois les travaux commencés.

Pour les concurrents qui observent une offre suspectement bon marché l'emporter, ce mécanisme est la protection prévue. Il ne fonctionne pas toujours parfaitement en pratique, mais un fournisseur qui estime que le prix gagnant d'un concurrent n'a jamais été correctement examiné a des motifs de le soulever par la procédure de recours ou de plainte applicable.

Tarifer les offres avec une vue d'ensemble, pas seulement le chiffre le plus bas

Éviter un signalement d'offre anormalement basse commence par comprendre à quoi ressemble réellement un prix réaliste pour un type de contrat et un marché donnés, ce qui exige une visibilité sur des opportunités comparables, et non seulement sur celle qui se trouve devant vous. TRINTA lit ce qu'une entreprise vend et fait remonter chaque jour les appels d'offres correspondants issus de sources officielles, donnant aux fournisseurs une vue continue du marché dans lequel ils tarifent, plutôt qu'un seul appel d'offres isolé.