Vous avez perdu l'appel d'offres. Et maintenant ? Débriefings, retours et prochaine offre

Le courriel de refus arrive, souvent bref, parfois sans même nommer le lauréat. La plupart des entreprises le lisent, encaissent le coup et passent directement à l'occasion suivante sans poser une seule question. C'est le plus grand gaspillage d'efforts dans les marchés publics. Vous avez déjà payé le coût complet de la soumission : la recherche, la rédaction, l'exercice de tarification, les réunions de validation. La seule chose que vous n'avez pas encore récoltée, c'est le rendement de ce coût, la raison de votre échec, dans les mots mêmes de l'acheteur.

Un débriefing est gratuit. Il faut vingt minutes pour le demander et généralement moins d'une heure pour le recevoir. Les entreprises qui prennent l'habitude d'en demander un après chaque échec surpassent systématiquement celles qui ne le font pas, parce qu'elles cessent de répéter les mêmes erreurs d'une offre à l'autre.

Pourquoi les débriefings comptent plus qu'il n'y paraît

Un échec sans retour ne vous apprend rien, sinon que vous avez perdu. Votre prix était-il trop élevé, ou votre note technique trop basse, et si oui, sur quel critère. Un concurrent a-t-il démontré quelque chose que vous n'aviez pas pensé à inclure, ou avez-vous simplement mal interprété ce que l'acheteur voulait réellement. Sans débriefing, vous devinez, et deviner à grande échelle sur des dizaines d'offres par an produit une stratégie d'achat bâtie sur la supposition plutôt que sur les preuves.

Les débriefings révèlent aussi des tendances qu'un seul échec ne laisse pas voir. Une note technique faible peut être un hasard. Trois notes techniques faibles sur le même critère auprès de trois acheteurs différents constituent une faiblesse structurelle dans la façon dont vous rédigez cette section de chaque offre.

Ce que vous avez réellement le droit de demander

Les droits au retour varient selon la juridiction, et il vaut la peine de connaître le socle de base avant de demander.

Les États membres de l'UE, en vertu des directives sur les marchés publics, les soumissionnaires évincés ont droit aux caractéristiques et aux avantages relatifs de l'offre retenue, ainsi qu'à leurs propres notes pour chaque critère d'attribution. C'est un minimum légal, pas une courtoisie, et les pouvoirs adjudicateurs qui tardent à le fournir s'exposent à une plainte formelle.

Le Royaume-Uni applique un système de délai suspensif similaire (standstill period), durant lequel les soumissionnaires perdants peuvent demander un débriefing complet avant que le contrat ne soit formellement attribué. C'est le moment de pousser le plus fort, car l'acheteur est encore tenu de justifier la décision avant qu'elle ne devienne définitive.

Les États-Unis, les agences fédérales sont tenues d'offrir un débriefing aux soumissionnaires évincés qui en font la demande, couvrant l'évaluation des faiblesses ou lacunes importantes de votre proposition et un résumé de la justification de l'attribution.

De nombreux marchés émergents et appels d'offres financés par des bailleurs multilatéraux ont des exigences formelles plus faibles, mais cela ne signifie pas que le retour est indisponible. Les responsables des achats en Afrique, au Moyen-Orient et en Amérique latine partageront fréquemment des retours informels par téléphone ou courriel si vous demandez de manière professionnelle et rapide. L'absence de droit légal n'est pas l'absence d'occasion.

Comment demander sans avoir l'air lésé

Le ton de votre demande compte autant que son contenu. Une demande de débriefing qui se lit comme une plainte obtient une réponse défensive et minimale. Une demande de débriefing qui se lit comme un véritable intérêt professionnel en obtient une plus complète.

Restez bref : remerciez l'acheteur pour l'occasion, indiquez que vous comprenez la décision, et demandez précisément vos notes pour chaque critère d'évaluation ainsi que toute observation générale qui vous aiderait à soumettre une offre plus solide la prochaine fois. Envoyez-la dans le délai précisé par les documents de l'appel d'offres, souvent une question de jours après l'avis d'attribution, et avant la fin du délai suspensif s'il s'en applique un.

Évitez de demander pourquoi l'entreprise lauréate était moins chère. Demandez plutôt ce qui a distingué la meilleure soumission technique de la vôtre. Cette question obtient une réponse. La question du prix, rarement.

Transformer les retours en système, pas en événement isolé

Les débriefings individuels sont utiles. Un registre de débriefings est transformateur. Tenez un simple relevé pour chaque offre : ce que vous avez obtenu comme note, ce que l'acheteur a dit et ce que vous avez changé en conséquence. Après dix ou quinze entrées, les tendances deviennent évidentes d'une manière qu'aucun échec isolé ne révèle jamais à lui seul.

Les écarts de notes se répètent. Si trois acheteurs vous pénalisent indépendamment sur la clarté de la méthodologie, ce n'est pas de la malchance, c'est un problème de modèle que vous pouvez corriger une fois et dont vous profiterez sur chaque offre future.

Les écarts de prix se répètent aussi, mais différemment. Si vous perdez systématiquement sur le prix face à la même catégorie de concurrent, la solution n'est peut-être pas de réduire votre marge, mais de redéfinir le périmètre de ce sur quoi vous soumissionnez.

Débriefings et recours sont deux choses différentes

Un débriefing est informatif. Un recours, parfois appelé contestation ou révision de la procédure d'achat, est une démarche juridique formelle contestant l'attribution elle-même. La plupart des échecs ne justifient pas un recours, et en engager un sans véritable irrégularité de procédure peut nuire à votre position auprès d'un acheteur pour lequel vous voudrez soumissionner de nouveau. Utilisez le débriefing pour apprendre. Réservez le recours aux cas où le débriefing révèle quelque chose qui ressemble à une véritable violation de la procédure, et non simplement à un résultat que vous n'auriez pas souhaité.

Surveiller la prochaine occasion sans repartir de zéro

Le moyen le plus rapide de convertir un échec en réussite est d'être prêt pour le prochain appel d'offres pertinent avant même que vos concurrents ne le voient publié. TRINTA lit ce que votre entreprise vend réellement et le met en correspondance avec des appels d'offres remontés chaque jour depuis des sources d'achat public officielles à travers l'Afrique, l'Europe, le Moyen-Orient et l'Amérique latine, pour que les leçons de votre dernier débriefing aillent directement dans la prochaine offre en cours plutôt que de rester dans un dossier.