Análise de Dados de Adjudicação: Aprender com Quem Ganhou o Quê

A maioria das empresas trata um concurso perdido como um processo encerrado. A proposta entra, o resultado chega e todos passam à oportunidade seguinte. É um erro. Cada anúncio de adjudicação que um comprador publica é uma pequena peça estruturada de inteligência de mercado: quem ganhou, a que preço, contra quantos concorrentes e, por vezes, porquê. Reunidos ao longo de meses ou anos, estes anúncios tornam-se um conjunto de dados que lhe diz mais sobre como ganhar do que qualquer proposta isolada alguma vez poderia.

A análise de dados de adjudicação é a prática de ler sistematicamente esse conjunto de dados, em vez de o descartar. Significa tratar a publicação da adjudicação de um contrato como um analista de ações trata uma divulgação de resultados trimestrais: uma divulgação obrigatória que recompensa uma leitura atenta.

O que contém efetivamente um anúncio de adjudicação

A maioria dos sistemas de contratação, quer seja o TED na União Europeia, o PNCP no Brasil ou um portal nacional noutro lugar, exige que o comprador publique um anúncio de adjudicação assim que um contrato é assinado. O formato varia, mas os campos essenciais são constantes.

O vencedor. O nome legal do fornecedor selecionado, por vezes com o país de registo se o concurso estava aberto a concorrentes estrangeiros.

O valor do contrato. O preço final acordado, que pode diferir de forma significativa do orçamento estimado inicial do comprador.

O número de propostas recebidas. Um campo muitas vezes ignorado, mas que é um dos mais úteis de todo o anúncio.

A ponderação dos critérios de adjudicação. Se o contrato foi para o preço mais baixo ou para a melhor combinação de preço e qualidade, e, grosso modo, como esses fatores foram ponderados.

Tomado isoladamente, um anúncio diz-lhe pouco. Tomado em série, ao longo de um comprador, de um setor ou de um concorrente, o quadro afia-se depressa.

Ler os preços dos concorrentes sem perguntar a ninguém

A utilização mais óbvia dos dados de adjudicação é a inteligência de preços. Se um concorrente nomeado ganhou seis contratos de equipamento hospitalar nos últimos dois anos, e todos os seis valores de adjudicação são públicos, pode construir um modelo razoável de como esse concorrente fixa o preço dessa categoria: a sua margem típica acima do custo das matérias-primas, o desconto que concede para lotes de maior dimensão, se pratica preços mais agressivos em determinadas regiões.

Isto não é adivinhação. É aritmética aplicada a números que o comprador foi obrigado a publicar. Um fornecedor que ignora este recurso negoceia às cegas contra um concorrente que construiu discretamente um modelo de preços a partir de registos públicos.

Encontrar os compradores que efetivamente o escolhem

Os dados de adjudicação são igualmente úteis para ler os compradores, e não só os concorrentes. Algumas entidades adjudicantes favorecem consistentemente as propostas de preço mais baixo. Outras ponderam a qualidade técnica com peso suficiente para que uma proposta bem documentada, mas ligeiramente mais cara, ganhe regularmente. Um fornecedor que compreenda os seus próprios pontos fortes, seja a competitividade de preço ou a profundidade técnica, pode usar o histórico de adjudicações para identificar que compradores estão naturalmente alinhados com esse ponto forte, em vez de distribuir o esforço de proposta de forma uniforme por todas as oportunidades de um setor.

O número de propostas recebidas por concurso é um sinal particularmente útil aqui. Um comprador que recebe regularmente apenas duas ou três propostas em contratos acima de uma certa dimensão é um comprador com uma base de fornecedores reduzida, e muitas vezes um comprador mais aberto a um novo concorrente que se dê ao trabalho de aparecer.

Detetar o padrão na forma como os contratos são divididos

Os dados de adjudicação revelam também hábitos estruturais que nunca aparecem num único anúncio de concurso. Alguns compradores dividem repetidamente grandes necessidades em vários lotes mais pequenos. Outros renovam o mesmo fornecedor de forma contínua durante anos, sem que o contrato alguma vez pareça especialmente competitivo. Outros concentram as suas grandes compras num trimestre específico ligado aos ciclos orçamentais. Nada disto é visível ao ler os concursos um a um. Só emerge quando os anúncios de adjudicação são compilados e ordenados por comprador ao longo de uma janela de vários anos.

Transformar o histórico numa lista restrita, não num relatório

O valor da análise de adjudicações não está na análise em si. Está no que a análise muda quanto ao lugar onde uma equipa de proposta gasta o seu tempo. Uma empresa com capacidade de proposta limitada não deve tratar cada concurso publicado como igualmente digno de ser perseguido. O histórico de adjudicações permite a uma equipa ordenar as oportunidades por probabilidade realista de sucesso antes de escrever uma única palavra de uma proposta: este comprador favorece propostas de qualidade e nós pontuamos bem na qualidade, este concorrente baixa os preços exatamente nesta categoria, por isso não devemos competir de frente aqui, este tipo de contrato foi historicamente para campos de três propostas, por isso as probabilidades são razoáveis.

Essa ordenação, feita de forma consistente, é a diferença entre uma equipa de proposta que ganha um quinto do que submete e outra que ganha perto de metade, simplesmente por ter deixado de submeter em lutas que nunca iria ganhar.

Monitorizar padrões de adjudicação sem o trabalho manual

Construir este tipo de conjunto de dados à mão implica verificar dezenas de portais e registar manualmente cada anúncio de adjudicação que toca o seu setor, uma tarefa que a maioria das equipas de proposta não tem tempo para fazer. A TRINTA lê o que uma empresa vende e destaca concursos correspondentes de fontes oficiais diariamente, o que significa que o histórico de adjudicações do seu mercado e concorrentes específicos se acumula automaticamente, em vez de exigir um projeto de investigação permanente.