Remporter les appels d'offres de l'ONU : au-delà de l'inscription à l'UNGM

Un fournisseur à qui j'ai parlé l'an dernier a fait tout ce que les guides lui disaient de faire. Il s'est inscrit sur le United Nations Global Marketplace (UNGM), a complété son profil d'entreprise, coché les bons codes produits UNSPSC, et attendu. Huit mois plus tard, sa boîte de réception était toujours vide. Non parce que son produit était mauvais, et non parce que ses prix n'étaient pas compétitifs. Il n'a simplement jamais vu les appels d'offres. L'ONU avait acheté exactement ce qu'il vendait, via des portails d'agences et des listes qu'il n'avait jamais consultés, pendant qu'il actualisait une seule page d'inscription.

C'est le malentendu le plus courant et le plus coûteux du marché multilatéral. L'UNGM est un annuaire, pas un flux d'affaires. Y être trouvé est le début du travail, pas la fin.

L'UNGM est la porte d'entrée, pas le bâtiment

L'UNGM est le système partagé d'inscription des fournisseurs utilisé par plus de 40 organisations de l'ONU, du PNUD et de l'UNICEF au PAM, à l'UNOPS, à l'OMS, à la FAO et au Groupe de la Banque mondiale. L'inscription est gratuite, et vous devriez la faire dès le premier jour. Une inscription Basic complète permet aux agences de vous trouver et vous permet d'exprimer votre intérêt pour des opportunités ; certaines agences exigent l'inscription plus détaillée de Level 1 ou Level 2 une fois qu'un contrat franchit certains seuils de valeur.

Mais voici la partie que l'écran d'inscription ne vous dit pas. La plupart des agences de l'ONU gèrent leurs propres portails de commande publique en parallèle, et les avis d'appel d'offres sur l'UNGM ne sont souvent qu'un sous-ensemble, publiés tardivement, ou simplement un renvoi vers le propre système de l'agence. Si vous surveillez l'UNGM seul, vous regardez un condensé et manquez le flux en direct.

Ce qui importe réellement après l'inscription :

Garder vos codes UNSPSC serrés et exacts, car le sur-étiquetage vous enterre sous des alertes non pertinentes et le sous-étiquetage vous cache des acheteurs

Maintenir un profil fournisseur à jour avec certifications, références et documents financiers prêts, car les profils incomplets sont filtrés avant même qu'un humain ne les lise

Surveiller les agences qui achètent réellement votre catégorie, pas l'ONU comme une abstraction

Chaque agence achète différemment

L'expression "commande publique de l'ONU" cache une énorme variation. Les agences opèrent selon des mandats différents, des portails différents et des rythmes différents.

Le PNUD est l'un des acheteurs les plus grands et les plus décentralisés. Une grande partie de ses achats se fait au niveau des bureaux de pays, de sorte qu'un appel d'offres pour le même service peut apparaître sous le Kenya, le Bangladesh ou l'Irak avec des points focaux différents. Le PNUD gère également des Jobs et des listes de consultants, et publie sur sa propre page de procurement notices en plus de l'UNGM.

L'UNICEF Supply Division, basée à Copenhague, est le poids lourd des biens de santé et humanitaires : vaccins, équipements de chaîne du froid, aliments thérapeutiques, kits d'eau et d'assainissement. L'UNICEF s'appuie fortement sur les Long Term Agreements (LTAs), des contrats-cadres pluriannuels attribués via des appels d'offres périodiques. Si vous vendez une denrée pertinente, le cycle des LTA est le calendrier le plus important à suivre, car une fois un accord-cadre attribué, vous pourriez attendre deux ou trois ans la prochaine fenêtre.

Le PAM, le Programme alimentaire mondial, est le géant de la commande publique alimentaire et de la logistique. Il achète des denrées de base, du transport, du carburant, des flottes, et de plus en plus des technologies et des services. Le PAM publie via l'UNGM et ses propres pages d'appels d'offres, et les appels d'offres alimentaires en particulier avancent vite avec de courtes fenêtres de soumission.

L'UNOPS gère l'infrastructure, la gestion de projet et la commande publique pour le compte d'autres organismes, ce qui en fait un bon point d'entrée pour les fournisseurs de construction, d'ingénierie et d'équipements.

D'autres systèmes à connaître : la World Bank utilise ses propres avis STEP et de commande publique de projet pour les contrats des pays emprunteurs, l'OPS (PAHO) gère des fonds renouvelables pour les Amériques, et les acheteurs humanitaires comme le UNHCR et l'OIM maintiennent des listes par catégorie.

L'EOI est là où vivent de nombreuses opportunités réelles

Une large part des affaires de l'ONU n'apparaît jamais comme un appel d'offres ouvert à date limite fixe. Elle commence comme une Expression of Interest (EOI) ou une Request for EOI (REOI). L'agence teste le marché, constitue une liste restreinte ou assemble une liste de fournisseurs pré-qualifiés qui seront invités à soumissionner plus tard.

Traitez les EOI comme le tour de qualification, pas comme du courrier indésirable. Bien répondre à une EOI fait trois choses :

Cela vous met sur la liste d'invitation pour l'appel d'offres restreint qui suit, que les fournisseurs non listés ne voient jamais

Cela signale votre capacité tôt, avant que la concurrence par les prix ne rétrécisse le champ

Cela façonne souvent la spécification finale, car les acheteurs apprennent ce que le marché peut réellement livrer à partir des réponses aux EOI

Le risque pratique est le timing. Les EOI et les Prior Information Notices remontent sur l'UNGM, les portails d'agences et les pages des bureaux de pays sans logique de date limite partagée. Manquez l'EOI d'une semaine et vous pouvez être exclu d'un contrat valant des centaines de milliers de dollars avant même que l'appel d'offres formel ne soit rédigé.

Listes, LTA et le jeu de long terme

Pour les services et le conseil, la liste (roster) est le mécanisme dominant. Les agences pré-qualifient des entreprises et des individus dans des viviers, puis puisent dans ces viviers avec peu ou pas de concurrence supplémentaire pour les missions en dessous de certains seuils. Entrer dans une liste du PNUD, de l'UNICEF ou du UNHCR est lent et gourmand en documents, mais cela vous transforme d'un outsider courant après les appels d'offres en un initié recevant des demandes directes.

La même logique pilote les Long Term Agreements. Une victoire de LTA n'est pas un contrat, c'est une relation permanente avec des commandes sur plusieurs années. Le travail consiste à savoir qui détient l'accord-cadre de chaque agence dans votre catégorie, et jusqu'à quand, et à être pleinement inscrit et pré-qualifié bien avant, car l'appel d'offres suivant peut s'ouvrir avant ou après la fin de l'ancien accord.

Un plan réaliste pour le marché de l'ONU ressemble moins à un sprint qu'à un portefeuille :

Maintenant : complétez les inscriptions à l'UNGM et aux agences, corrigez vos codes UNSPSC

En continu : répondez à chaque EOI et appel à liste pertinents dans votre catégorie

De façon cyclique : gardez en vue les dates de fin des LTA et des accords-cadres et tenez vos inscriptions à jour, pour que l'appel d'offres suivant vous trouve prêt quand il s'ouvre

Cessez de surveiller une seule page

La conclusion honnête est que le marché multilatéral n'est pas difficile pour se qualifier. Il est difficile à surveiller. Les opportunités sont réelles, les valeurs sont sérieuses, et de nombreuses PME sont parfaitement compétitives sur le fond. Elles perdent parce que le signal est éparpillé sur l'UNGM, une douzaine de portails d'agences, les tableaux d'affichage des bureaux de pays, et des EOI qui se referment avant que quiconque ne les prévienne.

C'est exactement le problème qu'un flux d'appels d'offres scoré et correspondant est conçu pour résoudre. Au lieu d'actualiser une seule page d'inscription en espérant, vous obtenez les avis, EOI et appels à liste pertinents du PNUD, de l'UNICEF, du PAM et des autres rassemblés en un seul endroit chaque matin, classés au regard de ce que vous vendez réellement. L'inscription vous fait franchir la porte. Un flux quotidien est ce qui vous empêche de passer devant les contrats sans les voir.