Perfil do comprador: compreender as organizações por detrás dos concursos

Um anúncio de concurso diz-lhe o que um comprador quer neste momento. Não lhe diz como toma efetivamente as suas decisões, a quem costuma comprar, nem se tem uma hipótese realista de ganhar. Essa informação existe, mas está fora do próprio anúncio, dispersa por registos de adjudicações passadas, listas de acordos-quadro, documentos orçamentais e o próprio histórico de contratação do comprador. Juntar essas peças é o que separa um fornecedor que concorre a tudo o que pareça vagamente relevante de outro que concorre de forma seletiva e ganha com mais frequência.

É isto o perfil do comprador: construir uma imagem funcional de uma organização do setor público enquanto cliente, e não apenas enquanto autora de um único documento, e usar essa imagem para decidir se vale a pena perseguir uma dada oportunidade.

Porque é que o anúncio, por si só, não chega

Um anúncio de concurso isolado é um instantâneo. Descreve um requisito, um prazo e uma metodologia de avaliação, mas nada diz sobre o padrão que lhe está por detrás. Terá este comprador adjudicado cinco contratos semelhantes ao mesmo fornecedor ao longo dos últimos três anos? Costuma lançar um procedimento concorrencial e depois readjudicar ao mesmo titular independentemente de tudo? É esta a primeira vez que contrata sequer esta categoria, o que significa que não há vantagem de titular a superar?

Sem esse contexto, um fornecedor concorre às cegas. Pode passar semanas a preparar uma proposta técnica sólida contra um comprador que nunca uma única vez mudou de fornecedor nesta categoria, ou ignorar uma oportunidade que parece concorrencial no papel mas que está, na verdade, totalmente em aberto porque o contrato do fornecedor anterior acabou de terminar mal.

Histórico de compras: o que compram de facto, não apenas o que dizem precisar

Os anúncios de adjudicação, onde são publicados, são o registo mais claro daquilo em que um comprador efetivamente gasta dinheiro. Os padrões de categoria, valor e frequência dizem-lhe se este concurso é pontual ou parte de uma necessidade recorrente. Um hospital que adquiriu equipamento de gases medicinais três vezes em quatro anos é uma perspetiva muito diferente de um que o adquire pela primeira vez: o primeiro tem uma rubrica orçamental estabelecida e uma disposição demonstrada para gastar nesta categoria, o segundo está a testar o terreno.

O histórico de compras revela também padrões de valor. Um comprador que adjudica sistematicamente contratos perto do topo da sua faixa anunciada comporta-se de forma diferente de um que empurra sistematicamente o preço para baixo através da negociação. Saber com que tipo está a lidar deve moldar a agressividade da sua proposta de preço.

Hábitos de acordo-quadro: como este comprador prefere contratar

Muitos compradores públicos apoiam-se fortemente em acordos-quadro e listas de fornecedores aprovados, em vez de lançarem um concurso público aberto completo sempre que precisam de algo. Se o padrão de contratação de um comprador mostra que a maior parte da sua despesa flui através de acordos-quadro, perseguir concursos abertos individuais junto dele pode ser uma estratégia totalmente errada. A verdadeira oportunidade está em entrar no próprio acordo-quadro e depois concorrer aos ajustes específicos ao lado de um grupo restrito, em vez de no mercado aberto.

Os compradores diferem também na frequência com que renovam os seus acordos-quadro e no tempo durante o qual os deixam vigorar. Um acordo-quadro perto do fim do seu prazo é um sinal: aproxima-se um novo procedimento e um posicionamento antecipado conta mais do que reagir ao anúncio eventual.

Relações com o titular: ler a realidade concorrencial

Todo o comprador recorrente tem um histórico concorrencial, e uma parte significativa dele envolve relações com fornecedores existentes que sobrevivem a qualquer contrato isolado. Um titular com um percurso longo e sem falhas num contrato é difícil de destronar apenas pelo preço: os avaliadores tendem a atribuir grande peso à entrega demonstrada, e uma quantidade conhecida parece de menor risco do que um novo fornecedor a prometer o mesmo resultado.

Isso não significa que os titulares sejam imbatíveis. Os contratos terminam por motivos: falhas de serviço, alterações orçamentais, uma mudança de especificação que o titular não consegue cumprir, uma mudança de pessoal comprador. Estar atento a sinais de que uma relação com o titular está sob tensão, uma renovação de contrato encurtada, um súbito relançamento de algo que parecia assente, uma especificação que se afasta dos pontos fortes conhecidos do titular, diz-lhe quando uma porta normalmente fechada pode, na verdade, estar a abrir-se.

Ciclos orçamentais: cronometrar a sua abordagem

A despesa do setor público segue um calendário, e esse calendário varia consoante o país e o tipo de organização. Muitos compradores têm um fim de ano fiscal que cria uma corrida para comprometer o orçamento restante, e um arranque lento do novo ano enquanto os orçamentos são confirmados. Outros libertam a grande despesa de capital em vagas previsíveis, ligadas a anúncios orçamentais nacionais ou regionais.

Compreender o ritmo de um comprador específico, quando tende a publicar, quando tende a adjudicar, quando o seu orçamento costuma ser confirmado, permite-lhe cronometrar a construção de relação e o posicionamento antecipado antes de um anúncio formal, em vez de reagir a frio quando este aparece.

Transformar um perfil numa decisão de qualificação

O objetivo de construir esta imagem não é a investigação pela investigação. É um filtro. Um perfil de comprador bem construído permite-lhe perguntar, antes de comprometer tempo de redação de propostas: tem este comprador um historial nesta categoria, ou é esta uma nova despesa? Compra através de acordos-quadro em que não estamos, o que faria deste concurso aberto uma formalidade? Existe um titular forte e recentemente renovado, ou uma relação a mostrar sinais de tensão? O momento alinha-se com um ciclo orçamental que sugere real intenção de adjudicar, ou com um exercício de sondagem que pode não avançar?

Nenhuma destas perguntas pode ser respondida a partir de um único anúncio de concurso. Todas elas podem ser respondidas, pelo menos parcialmente, a partir do registo público que um comprador deixa ao longo do tempo. Os fornecedores que integram esta disciplina no seu processo de decisão de concorrer ou não gastam o seu tempo limitado de redação de propostas em oportunidades com uma hipótese real de conversão, e desistem mais cedo daquelas que não a têm.

O papel da TRINTA

A TRINTA lê o que a sua empresa vende e faz emergir diariamente concursos correspondentes a partir de fontes oficiais em África, na Europa, no Médio Oriente e na América Latina, dando-lhe as oportunidades em tempo real para ponderar face aos padrões de comprador que já conhece.

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