eTenders da África do Sul e a CSD: um guia do fornecedor

Imagine uma PME de construção em Gqeberha, uma história que se repete de formas diferentes por todo o país. Tinha o equipamento, as referências e a tesouraria para executar um contrato provincial de conservação de estradas. Soube do concurso quatro dias antes de encerrar. O município tinha-o publicado no portal eTender três semanas antes, e ninguém na sua equipa estava a verificar. Quando um amigo encaminhou a ligação, não havia forma realista de montar uma proposta conforme, obter os formulários MBD assinados e orçamentar o mapa de quantidades. O trabalho foi para um concorrente que simplesmente andava a vigiar o portal todas as manhãs.

Esse é o verdadeiro problema dos concursos públicos na África do Sul. As oportunidades são públicas, de acesso gratuito e surpreendentemente numerosas. O que elimina as PME raramente é a elegibilidade. É a monitorização. Este guia abrange os dois sistemas que todo o fornecedor tem de dominar (o eTender Publication Portal e a Central Supplier Database), as regras do National Treasury em torno deles, e como a pontuação B-BBEE decide de facto quem ganha.

O eTender Publication Portal: onde o trabalho é anunciado

O National Treasury gere um único portal nacional em etenders.gov.za, o eTender Publication Portal. A intenção política era simples: todos os órgãos do Estado, ou seja, departamentos nacionais, departamentos provinciais, municípios e a maioria das empresas públicas, deviam anunciar os concursos num único local pesquisável em vez de os dispersarem por anúncios de jornal e websites separados.

Na prática, o portal transporta um fluxo pesado e constante de oportunidades. Numa semana típica verá:

Concursos anunciados com datas de encerramento, detalhes de sessões de esclarecimento e documentos de proposta descarregáveis

Pedidos de cotação para aquisições de menor valor

Propostas adjudicadas, que lhe dizem quem ganhou e por que valor aproximado, informação concorrencial útil

Concursos cancelados, que importam porque as propostas canceladas voltam muitas vezes numa forma revista

O portal é genuinamente nacional na cobertura, mas não é perfeitamente uniforme. Grandes compradores como a Transnet, a Eskom e a South African National Roads Agency (SANRAL) também gerem os seus próprios portais de fornecedores, e algumas metrópoles como a City of Cape Town e a City of Johannesburg publicam nos seus próprios sites em paralelo. Trate etenders.gov.za como a sua espinha dorsal, e depois acrescente por cima os grandes portais de entidades que lhe interessam.

A Central Supplier Database: a sua porta de entrada única

Não pode fazer negócio com o Estado a nenhum nível significativo a menos que esteja na Central Supplier Database (CSD), registada em csd.gov.za. A CSD é o registo centralizado de fornecedores do National Treasury, e substituiu a antiga situação em que cada departamento mantinha a sua própria lista de fornecedores e em que se voltava a registar em todo o lado.

O registo é gratuito e feito online. Para o completar, geralmente precisa de:

Um documento de identificação sul-africano válido ou número de registo de empresa (CIPC)

Dados bancários ativos, que a CSD verifica diretamente junto do seu banco

O seu estatuto fiscal, que é verificado em tempo real junto do SARS em vez de por carregamento de uma certidão em papel

Informação B-BBEE, com a CSD a ler o seu estatuto a partir dos registos subjacentes sempre que possível

Ao registar-se, recebe um número de registo mestre único (número MAAA). Os compradores usam esse número para extrair o seu perfil verificado, de modo que a sua conformidade fiscal e bancária é confirmada na fonte. A conclusão prática: mantenha o seu perfil CSD atualizado. Se o seu estatuto fiscal caducar ou os seus dados bancários ficarem desatualizados, pode ser desqualificado depois de ganhar, o que é uma forma dolorosa e evitável de perder um contrato.

As regras: National Treasury, a PPPFA e os limiares

A contratação pública na África do Sul assenta no Public Finance Management Act para os organismos nacionais e provinciais e no Municipal Finance Management Act para o governo local. A atravessar ambos está o Preferential Procurement Policy Framework Act (PPPFA) e os seus regulamentos, que definem como o preço e a preferência são ponderados.

Alguns limiares práticos moldam a forma como deve abordar um comprador:

As aquisições de baixo valor são muitas vezes tratadas por pedidos de cotação em vez de um concurso formal completo, por isso constar da lista de cotações de um comprador importa

O concurso formal entra em cena para requisitos de valor mais elevado, com publicidade obrigatória e sessões de esclarecimento

Os contratos maiores usam ou uma repartição de pontos de preferência 80/20 ou 90/10, em que o primeiro número é o preço e o segundo a preferência (que, na prática, é sobretudo B-BBEE). A repartição 90/10 aplica-se às propostas de maior valor, o que significa que o preço domina à medida que os contratos crescem

O Treasury apertou e reviu estes regulamentos mais do que uma vez, incluindo na sequência de decisões judiciais sobre o enquadramento de contratação preferencial, por isso confirme sempre a repartição em vigor indicada no documento de concurso específico em vez de assumir. O próprio concurso é a autoridade.

Como o B-BBEE decide de facto as propostas

O Broad-Based Black Economic Empowerment (B-BBEE) não é um documento à parte. Está incorporado na pontuação. Ao abrigo dos sistemas 80/20 e 90/10, o seu nível de estatuto B-BBEE converte-se diretamente em pontos de preferência, e numa proposta apertada esses pontos são muitas vezes a margem entre ganhar e perder.

O que isto significa na prática:

Mande verificar o seu estatuto B-BBEE e assegure-se de que ele flui para o seu perfil CSD. As Exempt Micro Enterprises (menor volume de negócios) e as Qualifying Small Enterprises podem muitas vezes usar uma declaração sob compromisso de honra em vez de um certificado de verificação completo

Um bom nível B-BBEE não salva uma proposta não conforme. Os requisitos obrigatórios (estatuto fiscal, os formulários MBD corretos, um registo CSD válido, por vezes prova de uma visita ao local) são de aprovação ou reprovação antes de os pontos de preferência serem sequer contados

Muitos concursos incluem também condições de conteúdo local e de subcontratação, especialmente nos setores designados pelo Department of Trade, Industry and Competition

Que setores compram de facto

O volume no portal não está distribuído de forma uniforme. Os compradores que publicam com mais consistência, e onde as PME concorrem de forma realista, incluem:

Construção e obras de engenharia civil: estradas, água, saneamento e edifícios públicos, impulsionados pelos departamentos provinciais de obras públicas e pelos municípios

Saúde: departamentos provinciais de saúde a comprar equipamento médico, consumíveis e serviços de instalações

Segurança, limpeza e gestão de instalações, que são regulares, de alta frequência e favoráveis às PME

TIC e serviços profissionais, do software à consultoria e à formação

Energia e serviços públicos, em torno do ambiente da rede da Eskom e municipal, incluindo a expansão das renováveis

O problema de monitorização, resolvido

Repare no que a história de Gqeberha era realmente. O fornecedor era conforme. Estava na CSD. Tinha um bom nível B-BBEE. Perdeu porque não estava a vigiar o portal na manhã certa. Com centenas de compradores a publicar diariamente em etenders.gov.za e nos grandes portais de entidades, a verificação manual não é escalável, e as propostas que melhor lhe assentam são fáceis de perder no ruído.

Esta é exatamente a lacuna que um fluxo diário de concursos foi construído para fechar. Em vez de ser o fornecedor a procurar, um sistema vigia por si o portal eTender e os grandes sites de compradores, corresponde as novas oportunidades aos seus setores e capacidades, pontua-as por adequação e entrega a lista curta todas as manhãs. Gasta o seu tempo a orçamentar e a escrever as propostas que pode ganhar, e não a caçá-las. A conformidade leva-o à sala. A monitorização consistente é o que o leva à mesa a tempo.