O que é um concurso? Um guia para principiantes sobre contratação pública

Se alguma vez ouviu alguém dizer que está a «concorrer a um concurso» e não tinha bem a certeza do que isso significava, este guia é para si. A contratação pública é uma das maiores atividades económicas do planeta, mas a maioria dos empresários nunca participou nela. É uma oportunidade perdida.

O que é um concurso?

Um concurso é um convite formal de uma organização, normalmente um organismo público, para que os fornecedores apresentem propostas para fornecer bens, serviços ou empreitadas. O comprador publica uma descrição pormenorizada daquilo de que precisa, os critérios que utilizará para avaliar as respostas e um prazo de apresentação. Os fornecedores preparam então e apresentam as suas propostas, e o comprador escolhe o vencedor com base nos critérios publicados.

A distinção fundamental entre um concurso e uma compra normal é a formalidade e a concorrência. Quando um departamento governamental precisa de novos computadores portáteis, não pode simplesmente comprar ao primeiro vendedor que encontra. Tem de publicar um concurso, dar a todos os fornecedores qualificados uma oportunidade igual de concorrer e avaliar as respostas segundo critérios predefinidos. Este processo existe para assegurar a equidade, a transparência e o bom uso do dinheiro dos contribuintes.

Porque é que os concursos são importantes para a sua empresa

A contratação pública mundial vale mais de 13 biliões de dólares por ano. Os governos são o maior comprador individual em quase todos os países. Em muitos setores, os contratos públicos proporcionam as receitas mais estáveis e previsíveis disponíveis.

Para as PME em particular, a contratação pública oferece várias vantagens:

Tipos de concursos

Nem todos os concursos funcionam da mesma maneira. Os principais tipos que irá encontrar são:

Concurso aberto. Qualquer fornecedor qualificado pode apresentar uma proposta. Este é o tipo mais comum e o mais acessível para os novos participantes. O concurso é publicado publicamente, qualquer pessoa pode descarregar os documentos e todas as propostas conformes são avaliadas.

Concurso limitado. O comprador publica primeiro um convite à manifestação de interesse. Os fornecedores apresentam um questionário de pré-qualificação. Só os fornecedores pré-selecionados são depois convidados a apresentar uma proposta completa. Isto é comum em contratos complexos ou de elevado valor.

Pedido de Cotação (RFQ). Um processo simplificado para compras de menor valor. O comprador pede a um número limitado de fornecedores que cotem um preço para bens ou serviços especificados. Menos formal do que um concurso completo.

Pedido de Propostas (RFP). O comprador descreve um problema ou uma necessidade e pede aos fornecedores que proponham soluções. Mais flexibilidade na forma de responder em comparação com um concurso normal, que especifica exatamente o que é exigido.

Acordo-quadro. O comprador seleciona um painel de fornecedores aprovados através de um processo concorrencial. Uma vez no acordo-quadro, recebe minicconcursos para contratos específicos sem precisar de se requalificar de cada vez.

Procedimento por negociação. Utilizado em circunstâncias específicas, o comprador negoceia diretamente com um ou mais fornecedores. É menos comum e normalmente reservado a situações em que a concorrência não é praticável.

O processo de concurso passo a passo

Embora os pormenores variem consoante o país e o comprador, o processo de concurso típico segue estas fases:

1. Publicação. O comprador publica o anúncio de concurso num portal oficial. Este anúncio descreve o que está a ser adquirido, o valor estimado, o prazo de apresentação e como obter os documentos completos do concurso.

2. Análise dos documentos. Descarrega os documentos do concurso e analisa-os a fundo. Estes incluem normalmente os termos de referência, as especificações técnicas, os critérios de avaliação, as condições contratuais e os formulários exigidos.

3. Período de esclarecimento. A maioria dos concursos permite uma janela para colocar questões. Os fornecedores podem pedir esclarecimentos sobre qualquer aspeto dos requisitos. As respostas são normalmente partilhadas com todos os potenciais concorrentes para manter a equidade.

4. Preparação da proposta. Prepara a sua resposta seguindo as instruções dos documentos do concurso. Isto inclui normalmente uma proposta técnica, uma proposta financeira e documentos de apoio, como o registo da empresa, certidões fiscais e referências.

5. Apresentação. Apresenta a sua proposta antes do prazo, utilizando o método especificado. Este pode ser eletrónico, físico ou ambos. As apresentações tardias são rejeitadas sem exceção.

6. Avaliação. Uma comissão analisa todas as propostas conformes em função dos critérios publicados. As pontuações técnica e financeira são calculadas. Podem ser pedidos esclarecimentos aos concorrentes.

7. Adjudicação. O vencedor é anunciado. Na maioria dos sistemas de contratação pública, os concorrentes não selecionados podem pedir informação sobre os motivos da sua não seleção.

Critérios de qualificação: o que os compradores procuram

Antes de avaliar a sua solução, os compradores verificam primeiro se está qualificado para concorrer. Os requisitos de qualificação comuns incluem:

Não cumprir qualquer requisito de qualificação obrigatório resulta em desqualificação automática, por muito sólida que seja a sua proposta técnica e financeira.

Erros comuns dos concorrentes de primeira vez

Não ler o documento completo. Os documentos de concurso são longos e pormenorizados por um motivo. Cada instrução conta. Falhar um único requisito pode desqualificar a sua proposta.

Responder o que quer dizer em vez do que foi perguntado. Estruture a sua resposta para responder diretamente a cada questão. Não apresente uma brochura genérica da empresa.

Baixar o preço para ganhar. Fixar um preço abaixo do custo para ganhar o seu primeiro contrato cria um precedente que não consegue sustentar. Apresente preços honestos e concorra pela qualidade.

Falhar o prazo. Não existe qualquer flexibilidade nos prazos dos concursos na contratação pública. Apresente pelo menos com um dia de antecedência.

Documentação incompleta. Se o concurso pede três referências, forneça três referências. Se pede contas auditadas, não apresente contas de gestão em vez delas.

Dicas para ganhar o seu primeiro concurso

Comece pequeno. Procure concursos de baixo valor ou Pedidos de Cotação onde a concorrência é mais ligeira e o processo mais simples.

Estude os critérios de avaliação. Se a qualidade técnica vale 70% e o preço vale 30%, invista o seu tempo em conformidade.

Peça sessões de esclarecimento. Quando perde um concurso, peça informação de retorno. Esta é uma das ferramentas de aprendizagem mais valiosas disponíveis e é gratuita.

Construa o seu historial. Cada contrato que ganha torna o seguinte mais fácil. Os primeiros contratos são investimentos na competitividade futura.

Utilize a tecnologia. Plataformas como a Trinta monitorizam milhares de portais de concursos e associam automaticamente as oportunidades ao perfil da sua empresa. Isto significa que passa o seu tempo a redigir propostas, e não a procurá-las.

Como começar

A barreira à entrada na contratação pública não é a competência técnica. É o conhecimento e o acesso. A maioria das PME nunca concorre a um concurso porque nunca encontra um que corresponda às suas capacidades. As que os encontram descobrem muitas vezes uma fonte de receita fiável e crescente que transforma o seu negócio.

Comece por se registar no portal nacional de contratação pública. Percorra os concursos atuais no seu setor para compreender o que está disponível. Descarregue alguns documentos de concurso para ver como é um requisito típico. E quando encontrar um que se adeque, apresente a sua primeira proposta. A aprendizagem começa aí.

Perguntas frequentes

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