Perdeu o concurso. E agora? Sessões de esclarecimento, feedback e a próxima proposta

O e-mail de recusa chega, normalmente curto, por vezes sem sequer nomear quem ganhou. A maioria das empresas lê-o, sente a picada e passa logo para a oportunidade seguinte sem colocar uma única pergunta. Este é o maior desperdício de esforço nas compras públicas. Já pagou o custo total da candidatura: a pesquisa, a redação, o exercício de preços, as reuniões de aprovação. A única coisa que ainda não recolheu é o retorno desse custo, a razão pela qual perdeu, nas próprias palavras do comprador.

Uma sessão de esclarecimento é gratuita. Demora vinte minutos a pedir e normalmente menos de uma hora a receber. As empresas que criam o hábito de pedir uma após cada derrota superam de forma consistente as que não o fazem, porque deixam de repetir os mesmos erros de proposta em proposta.

Porque é que as sessões de esclarecimento importam mais do que parece

Uma derrota sem feedback não lhe ensina nada, exceto que perdeu. O seu preço era demasiado alto, ou a sua pontuação técnica era demasiado baixa, e, se sim, em que critério. Um concorrente demonstrou algo que não pensou em incluir, ou simplesmente interpretou mal o que o comprador realmente queria. Sem uma sessão de esclarecimento, está a adivinhar, e adivinhar em escala ao longo de dezenas de propostas por ano produz uma estratégia de compras assente na suposição em vez da evidência.

As sessões de esclarecimento revelam também padrões que não consegue ver a partir de uma única derrota. Uma pontuação técnica fraca pode ser um acaso. Três pontuações técnicas fracas no mesmo critério junto de três compradores diferentes são uma fraqueza estrutural na forma como redige essa secção de cada proposta.

Aquilo que tem efetivamente o direito de pedir

Os direitos a feedback variam consoante a jurisdição, e vale a pena conhecer a base antes de pedir.

Os Estados-Membros da UE, ao abrigo das diretivas de contratação pública, os concorrentes preteridos têm direito às características e às vantagens relativas da proposta vencedora, bem como às suas próprias pontuações em cada critério de adjudicação. Isto é um mínimo legal, não uma cortesia, e as entidades adjudicantes que se atrasam a fornecê-lo expõem-se a uma reclamação formal.

O Reino Unido aplica um sistema de período suspensivo semelhante (standstill period), durante o qual os concorrentes perdedores podem pedir uma sessão de esclarecimento completa antes de o contrato ser formalmente adjudicado. É a janela para pressionar mais, porque o comprador continua obrigado a justificar a decisão antes de esta se tornar definitiva.

Os Estados Unidos, as agências federais são obrigadas a oferecer uma sessão de esclarecimento aos concorrentes preteridos que a peçam, abrangendo a avaliação das fraquezas ou deficiências significativas da sua proposta e um resumo da fundamentação da adjudicação.

Muitos mercados emergentes e concursos financiados por entidades multilaterais têm requisitos formais mais fracos, mas isso não significa que o feedback esteja indisponível. Os responsáveis de compras em África, no Médio Oriente e na América Latina partilham com frequência feedback informal por telefone ou e-mail se pedir de forma profissional e atempada. A ausência de um direito legal não é a ausência de uma oportunidade.

Como pedir sem parecer lesado

O tom do seu pedido importa tanto quanto o conteúdo. Um pedido de esclarecimento que se lê como uma queixa recebe uma resposta defensiva e mínima. Um pedido de esclarecimento que se lê como um genuíno interesse profissional recebe uma mais completa.

Mantenha-o curto: agradeça ao comprador a oportunidade, refira que compreende a decisão, e peça especificamente as suas pontuações em cada critério de avaliação, além de quaisquer observações gerais que o ajudem a submeter uma proposta mais forte da próxima vez. Envie-o dentro do prazo que os documentos do concurso especificam, muitas vezes uma questão de dias após o aviso de adjudicação, e antes de terminar o período suspensivo, se algum se aplicar.

Evite perguntar por que razão a empresa vencedora foi mais barata. Pergunte antes o que separou a melhor proposta técnica da sua. Essa pergunta é respondida. A pergunta sobre o preço raramente o é.

Transformar o feedback num sistema, e não num evento isolado

As sessões de esclarecimento individuais são úteis. Um registo de sessões de esclarecimento é transformador. Mantenha um registo simples para cada proposta: a pontuação que obteve, o que o comprador disse e o que alterou em consequência. Após dez ou quinze entradas, os padrões tornam-se evidentes de uma forma que nenhuma derrota isolada revela por si só.

As diferenças de pontuação repetem-se. Se três compradores o penalizarem de forma independente na clareza da metodologia, isso não é falta de sorte, é um problema de modelo que pode corrigir uma vez e do qual beneficia em todas as propostas futuras.

As diferenças de preço também se repetem, mas de forma diferente. Se está a perder de forma consistente no preço para a mesma categoria de concorrente, a solução pode não ser cortar a sua margem, pode ser redefinir o âmbito daquilo a que se está a candidatar.

Sessões de esclarecimento e recursos são coisas diferentes

Uma sessão de esclarecimento é informativa. Um recurso, por vezes chamado impugnação ou revisão do procedimento de contratação, é um passo jurídico formal que contesta a própria adjudicação. A maioria das derrotas não justifica um recurso, e avançar com um sem uma verdadeira irregularidade processual pode prejudicar a sua posição junto de um comprador para o qual vai querer voltar a candidatar-se. Use a sessão de esclarecimento para aprender. Reserve o recurso para casos em que a sessão de esclarecimento revela algo que parece uma verdadeira violação do processo, e não simplesmente um resultado que não desejou.

Monitorizar a próxima oportunidade sem começar do zero

A forma mais rápida de converter uma derrota numa vitória é estar pronto para o próximo concurso relevante antes de os seus concorrentes o verem sequer publicado. A TRINTA lê aquilo que a sua empresa realmente vende e cruza-o com concursos identificados diariamente a partir de fontes oficiais de contratação pública em África, na Europa, no Médio Oriente e na América Latina, para que as lições da sua última sessão de esclarecimento passem diretamente para a próxima proposta ativa em vez de ficarem numa pasta.