Contratação do WFP: concursos de alimentos, logística e serviços

O Programa Alimentar Mundial faz chegar alimentos, dinheiro e capacidade logística a alguns dos ambientes operacionais mais difíceis do planeta. Fá-lo a uma escala que o torna um dos maiores compradores do sistema humanitário, e todos os anos gasta uma grande parte do seu orçamento através de contratação competitiva, e não de distribuições diretas a partir dos seus próprios armazéns. Para um fornecedor, essa despesa não é um único mercado. São vários mercados empilhados uns sobre os outros, cada um com regras diferentes, compradores diferentes dentro da organização, e formas diferentes de descobrir que existe um concurso.

Compreender essa estrutura é o primeiro passo para efetivamente ganhar algo com o WFP, em vez de enviar um e-mail para o vazio.

O que o WFP realmente compra

As mercadorias alimentares são a categoria mais visível. O WFP adquire cereais básicos, leguminosas, óleo vegetal, alimentos compostos enriquecidos e produtos de nutrição especializada, seja a granel nos mercados internacionais, seja, sempre que possível, junto de produtores próximos do local onde os alimentos serão distribuídos. A compra local e regional é uma estratégia deliberada: comprar perto do ponto de necessidade reduz o tempo e o custo de transporte, e apoia os mercados agrícolas locais em vez de os prejudicar.

A logística é a segunda grande categoria, e muitas vezes a mais complexa comercialmente. O WFP freta navios, aeronaves e frotas de camiões, e contrata serviços de armazenagem, cadeia de frio e distribuição de última milha. Em emergências prolongadas, os contratos de logística podem durar meses seguidos e cobrir corredores em que poucos transportadores comerciais querem tocar.

A terceira categoria são os serviços e artigos não alimentares: telecomunicações, combustível, veículos, construção de instalações de armazenamento, sistemas de TI, e cada vez mais plataformas de transferências monetárias que permitem ao WFP distribuir dinheiro em vez de bens físicos. Esta categoria parece-se mais com a contratação pública convencional, com especificações técnicas, grelhas de avaliação e condições contratuais padrão.

Como as compras estão organizadas

A contratação do WFP funciona a dois níveis, e confundi-los é um erro comum para novos fornecedores.

A sede e os gabinetes regionais tratam da contratação de valor elevado, complexa ou normalizada: acordos-quadro para mercadorias transacionadas globalmente, grandes contratos de logística que abrangem vários países, e contratos empresariais de TI ou serviços. Estes concursos tendem a ter prazos mais longos, processos de avaliação mais formais e barreiras financeiras e técnicas de entrada mais elevadas.

Os escritórios de país e de terreno tratam da contratação específica da sua operação: compra local de alimentos, transporte rodoviário dentro de um país ou região, arrendamento de armazéns, e serviços ligados a uma resposta específica. Os concursos ao nível do terreno são muitas vezes menores em valor mas bem mais numerosos, e são geralmente o ponto de entrada para fornecedores sediados no país de operação ou perto dele.

Um fornecedor registado apenas para oportunidades ao nível da sede pode perder quase todos os concursos relevantes para a sua capacidade real, e vice-versa. Ler onde se situa uma necessidade específica nessa estrutura importa mais do que ler o próprio documento do concurso.

Registo de fornecedor através do UNGM

Todos os caminhos para a contratação do WFP passam pelo United Nations Global Marketplace, a plataforma comum de registo de fornecedores e de concursos usada em todo o sistema da ONU. O registo é gratuito e envolve criar um perfil de empresa, selecionar as categorias de produtos e serviços que correspondem ao que a empresa efetivamente oferece, e submeter documentação de apoio sobre o estatuto jurídico, a solidez financeira e a experiência relevante.

A seleção de categorias é a parte que os fornecedores mais erram. O UNGM usa um sistema de classificação detalhado, e escolher categorias demasiado amplas ou demasiado estreitas significa ou afogar-se em notificações irrelevantes ou perder concursos que foram codificados de forma ligeiramente diferente do esperado. Vale a pena dedicar tempo real a mapear a oferta efetiva da empresa face aos códigos disponíveis, em vez de escolher a primeira correspondência plausível.

O registo por si só não garante visibilidade de todas as oportunidades. Alguns concursos, sobretudo os de valor mais baixo ou muito localizados, são emitidos diretamente pelos escritórios de terreno a uma lista restrita de fornecedores conhecidos ou recomendados, em vez de publicados abertamente. Construir um historial em contratos locais mais pequenos é muitas vezes o que coloca uma empresa nessas listas restritas para trabalhos maiores mais tarde.

O que distingue uma proposta competitiva

A conformidade primeiro. A avaliação do WFP é estruturada e assente em regras. As propostas a que falta um certificado exigido, que falham um prazo de submissão ou que não seguem o formato exato solicitado são eliminadas antes de alguém ler os preços. Isto parece óbvio e continua a ser a razão mais comum para as propostas falharem.

A credibilidade operacional. Para os contratos de logística e de fornecimento de alimentos em particular, o WFP quer provas de que um fornecedor consegue efetivamente entregar nas condições descritas, e não apenas no papel. A capacidade de frota, a localização dos armazéns, a experiência anterior em corredores semelhantes e os processos de garantia de qualidade para a segurança alimentar têm todos peso real na avaliação.

Preços realistas. A contratação humanitária funciona com orçamentos apertados e um escrutínio intenso da relação qualidade-preço. As propostas com preços irrealisticamente baixos levantam questões sobre se o fornecedor compreende o âmbito; as propostas com preços altos sem justificação simplesmente perdem. Precificar a realidade operacional efetiva do contrato, incluindo os ambientes logísticos mais difíceis em que o WFP normalmente opera, produz propostas mais competitivas e mais credíveis do que trabalhar de trás para a frente a partir de uma margem-alvo.

Monitorizar as oportunidades do WFP sem o trabalho manual

A contratação do WFP é publicada no UNGM, nas próprias páginas de contratação do WFP e nos canais dos escritórios de país individuais, e os anúncios relevantes para um dado fornecedor podem surgir em qualquer um deles com pouco aviso. A TRINTA lê aquilo que uma empresa vende e apresenta diariamente concursos correspondentes a partir de fontes oficiais, para que um fornecedor que acompanha oportunidades de alimentos, logística ou serviços no WFP e no sistema mais amplo da ONU veja o que se lhe aplica sem consultar vários portais à mão.