Acordos-quadro: como entrar neles e porque importam

Um fornecedor com quem falámos passou três semanas a escrever uma proposta para um contrato de gestão de instalações a quatro anos, pontuou bem na qualidade e perdeu no preço por uma margem que a maioria das pessoas chamaria erro de arredondamento. Seis meses depois, o mesmo comprador lançou um procedimento mais pequeno e rápido para um âmbito quase idêntico. O fornecedor nunca o viu. A razão era simples: a segunda oportunidade era um contrato ao abrigo de um acordo-quadro, e apenas os fornecedores já admitidos a esse acordo-quadro podiam concorrer. O trabalho era, na prática, invisível para todos os que estavam de fora.

Se vende ao setor público e não está atento aos acordos-quadro, está a perder um dos maiores e menos visíveis canais do mercado. Uma parte muito grande da despesa pública, na administração central, nos sistemas de saúde, nas autarquias e nos serviços públicos, flui agora através de acordos-quadro em vez de concursos abertos pontuais. Eis o que são, como a compra realmente funciona e como se colocar do lado de dentro.

O que é realmente um acordo-quadro

Um acordo-quadro não é um contrato para entregar seja o que for. É um acordo que fixa as condições (estruturas de preços, níveis de serviço, condições padrão) ao abrigo das quais futuros contratos poderão ser adjudicados durante um período definido, normalmente de dois a quatro anos. Pense nele como uma lista de fornecedores pré-aprovados com as condições jurídicas e comerciais já negociadas.

Quando um comprador tem uma necessidade específica, lança um contrato ao abrigo do acordo: uma adjudicação mais pequena feita a um ou mais dos fornecedores já admitidos. Como o grosso do trabalho de conformidade foi feito na fase do acordo-quadro, os contratos ao abrigo do acordo são mais rápidos, mais leves e muito menos disputados do que os concursos abertos. Essa rapidez é exatamente por que os compradores públicos os adoram, e exatamente por que estar ausente do acordo-quadro sai tão caro.

Vai ver acordos-quadro por todo o lado assim que conhecer o formato. No Reino Unido, o Crown Commercial Service (CCS) e a NHS Supply Chain gerem acordos-quadro nacionais no valor de milhares de milhões, ao lado de agregadores como a ESPO, a YPO e o Procurement Hub. Na UE, centrais de compras como a UGAP em França, a Consip em Itália e a eSPap em Portugal operam o mesmo modelo. Os financiadores multilaterais e as agências da ONU mantêm acordos de longo prazo e listas de fornecedores que se comportam de forma quase idêntica. Nomes diferentes, a mesma máquina.

Como a compra realmente acontece: os contratos ao abrigo do acordo

Assim que um acordo-quadro está em vigor, o trabalho é adjudicado de uma de duas formas:

Adjudicação direta: o comprador lê a grelha de preços ou de capacidades ordenada do acordo-quadro e simplesmente designa o fornecedor mais adequado, sem mais concorrência. Se estiver no topo do lote relevante, o trabalho pode cair na sua caixa de entrada sem qualquer proposta.

Mini-concurso (também chamado concorrência subsequente): o comprador convida todos os fornecedores capazes do lote relevante a apresentar preço para uma necessidade específica. São curtos, estruturados e decididos por critérios fixados antecipadamente.

Dois pontos práticos decorrem disto. Primeiro, os lotes importam enormemente. Os acordos-quadro são normalmente divididos por categoria, escalão de valor ou geografia, e só concorre dentro dos lotes em que foi admitido. Ganhe um lugar no lote errado e o trabalho relevante continua a passar-lhe ao lado. Segundo, ser admitido é o começo, não o fim. Os fornecedores estão regularmente presentes em acordos-quadro e não ganham nada porque nunca se envolvem com os compradores que organizam os mini-concursos. A admissão compra-lhe elegibilidade, não receita.

Os SAD e a diferença que importa

Um primo próximo que vale a pena compreender é o sistema de aquisição dinâmico (SAD). Um SAD funciona como um acordo-quadro com uma diferença crucial: mantém-se aberto à entrada de novos fornecedores ao longo da sua vida. Um acordo-quadro tradicional tem uma única janela de candidatura, e se a perder espera anos pela próxima. Um SAD permite candidatar-se a qualquer momento, passar no teste de qualificação e ser admitido ao conjunto.

Isto torna um SAD especialmente favorável às PME e aos novos exportadores, que muitas vezes não estão prontos no dia em que um grande acordo-quadro abre. Usos comuns de SAD incluem trabalho temporário, serviços profissionais, ofícios da construção e TI. Se um mercado que lhe interessa funciona com um SAD em vez de um acordo-quadro fechado, a barreira à entrada cai acentuadamente, por isso vale a pena verificar que modelo um comprador privilegia antes de riscar uma categoria como fechada.

Como qualificar-se e ser admitido

Entrar num acordo-quadro é um exercício de contratação pública por direito próprio. Os requisitos recorrentes são previsíveis, por isso prepare-os uma vez e reutilize-os:

Capacidade financeira: contas auditadas, limiares mínimos de volume de negócios (os acordos-quadro querem muitas vezes um volume de negócios anual de cerca de duas a três vezes o valor esperado do contrato), e prova de que não colapsará a meio do prazo.

Certificações e conformidade: normas relevantes para o seu setor (ISO 9001, ISO 13485 para o médico, ISO 27001 para dados), níveis de seguro, registos de saúde e segurança, e cada vez mais compromissos de carbono ou de valor social.

Historial: dois ou três estudos de caso com valores de contrato nomeados, datas e referências que correspondam diretamente ao lote que pretende.

Tabela de preços: uma tabela de tarifas ou matriz de preços completa, uma vez que é a partir daqui que as adjudicações diretas são lidas depois.

Três hábitos separam os fornecedores que são admitidos dos que não são. Escolha os seus lotes deliberadamente em vez de assinalar todas as caixas, porque uma dispersão fina por muitos lotes pontua pior do que um bom encaixe em alguns. Responda à pergunta feita, no formato pedido, face às ponderações de pontuação publicadas. E vigie a janela, porque os acordos-quadro fechados abrem raramente e o prazo de aviso é curto.

Os prós e contras com honestidade

Os acordos-quadro são poderosos, mas não são dinheiro grátis.

Os argumentos a favor:

Acesso a um fluxo de contratos ao abrigo do acordo que os concorrentes não admitidos não podem tocar.

Mini-concursos mais leves e rápidos em vez de concursos abertos completos.

A possibilidade de adjudicações diretas sem nova proposta.

Credibilidade, uma vez que a admissão é em si um sinal de qualidade para outros compradores.

Os argumentos contra:

Um custo real para concorrer, sem trabalho garantido em troca.

Pressão sobre as margens, porque a sua tabela de preços do acordo-quadro pode ancorar cada negociação posterior.

Bloqueio plurianual a condições fixadas no momento da admissão.

Esforço desperdiçado se ganhar um lugar mas nunca se envolver com os mini-concursos que se seguem.

O problema da monitorização, e uma solução mais discreta

A parte mais difícil não é escrever a proposta. É saber que a janela está aberta, de todo. As oportunidades de acordo-quadro estão dispersas por dezenas de portais e centrais de compras, cada um com o seu próprio formato de anúncio, cada um abrindo no seu próprio calendário. Perca o anúncio de informação prévia ou o anúncio de contrato, e espera anos pela próxima ronda.

É precisamente aqui que um fluxo diário pontuado de concursos correspondidos ganha o seu lugar. Em vez de patrulhar à mão o CCS, a UGAP, a Consip, a eSPap e uma dúzia de portais nacionais, os anúncios de acordo-quadro e de SAD relevantes, ordenados pelo encaixe nos seus lotes e capacidades, vêm ter consigo. Gasta a sua energia nas propostas que vale a pena ganhar, e não a vigiar a abertura da porta.