Concursos de equipamento de laboratório: o manual do fornecedor

Os hospitais públicos e os laboratórios de referência não compram analisadores como o faz uma clínica privada. Compram-nos através de concursos estruturados e plurianuais que agrupam a máquina, os consumíveis que a alimentam e, muitas vezes, o contrato de assistência que a mantém a funcionar, numa única decisão de aquisição. Para os fornecedores, esse agrupamento é o cerne de tudo. Ganhe o concurso e tem um cliente para toda a duração do contrato. Perca-o, ou interprete mal a forma como está estruturado, e fica de fora durante anos.

Este manual aborda como funcionam de facto os concursos de equipamento de laboratório: o que os compradores estão realmente a avaliar, por que o modelo de aluguer de reagentes domina o setor, e o que mudou quando o Regulamento da UE relativo aos dispositivos médicos de diagnóstico in vitro entrou em vigor.

Porque é que os concursos de laboratório raramente são só sobre a máquina

Um laboratório público que lança um concurso para, digamos, um analisador de hematologia não está simplesmente a comprar uma caixa. Está a comprar anos de disponibilidade, uma cadeia de abastecimento de reagentes e consumíveis, calibração e manutenção, e muitas vezes formação para os técnicos de laboratório. O preço de compra do próprio analisador pode ser uma pequena fração do valor total do contrato depois de acrescentados cinco a sete anos de consumíveis.

É por isto que os critérios de avaliação dos concursos de equipamento de laboratório raramente premeiam a máquina mais barata à partida. Os compradores ponderam o custo total de propriedade: preço do reagente por teste, volume esperado de consumíveis, tempos de resposta da assistência e condições de garantia, a par do custo de capital inicial. Os fornecedores que fazem uma proposta agressiva no preço do instrumento mas inflacionam a margem no reagente perdem muitas vezes no custo total, mesmo quando o preço de tabela parece atrativo.

O modelo de aluguer de reagentes

A maioria dos concursos públicos de laboratório na Europa e, cada vez mais, em África e na América Latina, usa alguma variante de uma estrutura de aluguer de reagentes ou de custo por teste. A entidade adjudicante não compra o analisador de forma definitiva. Em vez disso, o fornecedor coloca o equipamento em regime de empréstimo ou locação, e o hospital paga por teste realizado, com o custo do reagente a subsidiar efetivamente o equipamento.

Este modelo transfere o risco comercial para o fornecedor. Se o hospital realizar menos testes do que o previsto, o fornecedor ganha menos sem necessariamente recuperar o custo de capital do equipamento. Significa também que o caderno de encargos do concurso pedirá normalmente aos concorrentes que estimem os volumes anuais de testes e fixem um preço de reagente para toda a duração do contrato, por vezes com uma cláusula de ajustamento à inflação e por vezes sem ela.

Para um concorrente, a estrutura de aluguer de reagentes muda aquilo que está de facto a orçamentar. Não está a vender uma máquina. Está a assegurar um serviço plurianual, e a sua proposta tem de refletir pressupostos de volume realistas, e não a estimativa otimista do comprador.

Acordos-quadro de consumíveis

Separadamente do próprio concurso de equipamento, muitos sistemas de saúde mantêm acordos-quadro permanentes para consumíveis: pontas de pipeta, tubos de amostra, calibradores, material de controlo de qualidade. Estes acordos-quadro vigoram tipicamente durante dois a quatro anos e permitem a vários hospitais ou a uma central de compras fazer aquisições a partir de um catálogo e de uma tabela de preços fixos sem relançar um concurso a cada compra.

Entrar num acordo-quadro de consumíveis é muitas vezes menos difícil do que ganhar um concurso de equipamento, porque o caderno de encargos é mais estreito e a avaliação assenta mais fortemente no preço e na fiabilidade de entrega do que em dados de desempenho clínico. É também uma forma útil de fornecedores mais pequenos construírem historial junto de uma autoridade de saúde antes de concorrerem a contratos maiores de analisadores.

O IVDR e o que significa para os concorrentes na Europa

O Regulamento da UE relativo aos dispositivos médicos de diagnóstico in vitro (IVDR) substituiu a anterior Diretiva DIV e elevou o nível exigido para a documentação técnica, a evidência clínica e a vigilância após colocação no mercado que os fabricantes de dispositivos de diagnóstico têm de manter. Para efeitos de concurso, o efeito prático é que as entidades adjudicantes pedem agora regularmente aos concorrentes que confirmem a marcação CE ao abrigo do IVDR (em vez da diretiva anterior), que forneçam os certificados de avaliação da conformidade relevantes e, em alguns casos, que demonstrem um sistema de gestão da qualidade funcional alinhado com a norma ISO aplicável aos dispositivos médicos.

Os fornecedores cuja certificação de produto ainda não transitou da antiga diretiva para o IVDR arriscam-se à exclusão por uma tecnicalidade, por mais forte que seja o resto da sua proposta. Antes de responder a qualquer concurso europeu de equipamento de laboratório, confirme exatamente que regime de certificação o caderno de encargos exige e se a sua carteira de produtos, incluindo quaisquer reagentes de terceiros que pretenda agrupar, está em conformidade.

Estruturar uma proposta competitiva

Alguns padrões separam as propostas vencedoras das restantes. Primeiro, aborde o custo total de propriedade de forma explícita, em vez de deixar o comprador calculá-lo: a maioria das comissões de avaliação valoriza uma proposta que mostra os seus cálculos. Segundo, seja conservador e transparente quanto aos pressupostos de volume de testes nas propostas de aluguer de reagentes: um preço de reagente irrealisticamente baixo assente numa previsão de volume inflacionada tende a desmoronar-se durante a negociação do contrato. Terceiro, trate os compromissos de assistência e formação como diferenciadores, e não como texto padrão. Os tempos de resposta, a disponibilidade de peças de substituição e as horas de formação de técnicos são muitas vezes critérios pontuados por direito próprio, e não meras notas de rodapé contratuais.

O papel da TRINTA

Os concursos de equipamento de laboratório são publicados em portais de contratação hospitalar, plataformas dos serviços nacionais de saúde e sistemas gerais de contratação pública, muitas vezes sob categorias CPV genéricas que os tornam fáceis de falhar. A TRINTA lê o que uma empresa vende de facto, até às linhas de produto e modelos de serviço específicos, e faz emergir diariamente concursos correspondentes a partir de fontes oficiais, para que os fornecedores vejam as oportunidades relevantes de equipamento e consumíveis de laboratório assim que são publicadas, e não meses após o início da janela de submissão.

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